fbpx
Hàng triệu nội dung hữu ích dành riêng cho bạn đã sẵn sàng. Tìm hiểu thêm
Kỹ năng văn phòng

10 tính năng cải tiến của Gmail ít người biết

Ngô Đức Thắng Level 5
.
11 min read

Một số tính năng của Gmail này quá tinh vi để thu hút sự chú ý của bạn, dường như không có ý nghĩa, hoặc trông quá phức tạp để thiết lập. Nhưng một khi bạn bắt đầu sử dụng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn quản lý mà không có chúng đây. Hãy khám phá một số tính năng mà bạn có thể nhận thấy trước đây trong Gmail, nhưng chưa để ý nhiều hoặc chưa thêm vào chuỗi công việc của bạn.

1. NHẬN LỜI NHẮC ĐÍNH KÈM

Nếu bạn thường quên thêm tệp đính kèm, hãy bắt đầu với mỗi email bằng dòng sau: “Tôi đã đính kèm tệp”. Sau đó, nếu bạn quên không thêm tệp đính kèm trước khi nhấn nút Gửi, Gmail sẽ nhắc bạn thêm chúng.

Tất nhiên, hãy nhớ xóa dòng “Tôi đã đính kèm tệp” bạn vừa viết sau khi bạn đã tải các tệp cần tải lên.

2. HIỂN THỊ CÁC EMAIL CŨ NHẤT TRƯỚC

Phần bit nhỏ xíu trong văn bản cho biết số lượng email trong trang không thể click vào được, nhưng sự thực thì có thể đấy. Nhấp chuột vào và Gmail sẽ sắp xếp email của bạn từ cũ nhất cho tới mới nhất, điều trái ngược với sự sắp xếp mặc định bạn thường thấy. Việc này sẽ giúp bạn lọc và xóa các email cũ mà bạn không cần nữa. Bạn luôn có thể thiết lập lại lại thứ tự sắp xếp thông thường.

Lưu ý rằng tính năng sắp xếp này sẽ xuất hiện dưới các nút màu xám trên các trang nhất định như trong thanh kết quả tìm kiếm.

3. ƯU TIÊN HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN

Gmail cho phép bạn chia hộp thư đến thành các phần dễ scan dựa theo loại email ưu tiên. Di chuột qua liên kết hộp thư đến trong thanh công cụ và bạn sẽ thấy một mũi tên nhỏ chỉ xuống xuất hiện. Nó ẩn đi một số ít định dạng hộp thư đến mà bạn có thể chọn. Ví dụ: bạn có thể chọn tính năng để chỉ các thư được gắn dấu sao hoặc chỉ những thư chưa đọc được sắp xếp ở trên đầu.

4. XEM NHIỀU LOẠI EMAIL CÙNG LÚC

Với tính năng nhiều hộp thư (Multiple Inboxes) của Google, bạn có thể hiển thị tối đa năm hộp thư đến với các thông số đặc biệt trên cùng một trang như hộp thư đến chính của bạn. Vì vậy, bạn có thể có một phần riêng biệt hoặc có hộp thư đến riêng biệt cho các thư được gắn dấu sao, các thư có tệp đính kèm, hay thư được gửi đến một địa chỉ cụ thể và cho truy vấn tìm kiếm. Điều này khá thuận tiện khi bạn không muốn tiếp tục chuyển đổi giữa các nhãn để nhận được loại email mà bạn truy cập thường xuyên.

Khi bạn bật tính năng từ Settings> Labs, bạn có thể thiết lập cấu hình cho nhiều hộp thư đến bằng lệnh Settings > Multiple inboxes. Từ phần này, bạn cũng có thể chỉ định cách các hộp thư đến sắp xếp và hiển thị số lượng tin nhắn cùng một lúc.

Nếu bạn quyết định sử dụng nhiều hộp thư đến, hãy nhớ rằng tính năng chỉ hoạt động với định dạng hộp thư mặc định. Bạn cũng cần đảm bảo cài đặt Gmail chỉ để hiển thị riêng Primarytab. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng bên dưới ảnh proflie của bạn, sau đó nhấp vào Cấu hình hộp thư đến trong dropdown và cuối cùng là bỏ chọn tất cả các lựa chọn trừ lựa chọn cạnh Primary trong Select tabs để bật hộp thoại.

5. GỬI MAIL TỪ CÁC TÀI KHOẢN KHÁC SỬ DỤNG GMAIL

Tại sao phải chuyển từ tài khoản email này sang tài khoản email khác trong khi bạn có thể gửi một email duy nhất cho tất cả các tài khoản Gmail mà bạn muốn? Thao tác này dùng được trên cả Yahoo, Outlook và bất kỳ tài khoản nào khác sử dụng máy chủ SMTP.

Để thiết lập tính năng “gửi thư dưới dạng (send mail as)”, trước tiên hãy chọn Settings > Accounts. Bây giờ trong phần Gửi thư dưới dạng.. :, nhấp vào liên kết Thêm địa chỉ email và làm theo hướng dẫn trên màn hình để cho phép Gmail gửi thư từ bất kỳ địa chỉ email nào bạn sở hữu. Đảm bảo bỏ chọn lựa chọn bên cạnh tạo lập ẩn danh (Treat as an alias) để có email được gửi từ các máy chủ liên kết với tài khoản khác.

6. XỬ LÝ EMAIL TỪ NHIỀU TRANG CÙNG LÚC

Khi bạn muốn di chuyển, xóa, hoặc xử lý một loạt các email có bất kỳ nhãn nào, bạn có thể làm theo từng trang một. Tất nhiên nó không sai nhưng thật vất vả đấy.

Thật dễ dàng bỏ lỡ link cho phép bạn chọn tất cả các email trong nhãn đó chỉ bằng một cú nhấp chuột duy nhất. Nó xuất hiện trong khoảng trống giữa thanh menu và email của bạn khi bạn chọn tính năng All checkbox, và nó có định dạng trông giống thể này:

Select all number_of conversations in label_name.

7. ỦY QUYỀN TRUY CẬP EMAIL CỦA BẠN

Giả sử bạn muốn có kì nghỉ mà chẳng phải bận tâm đến công việc nhưng lại chẳng thể bỏ mặc email của mình. Vậy tại sao không ủy quyền truy cập vào tài khoản của mình cho người mà bạn tin cậy 100% giống như anh chị em ruột, đồng nghiệp rồi nhờ họ kiểm tra email cho bạn? Bằng cách này, bạn có thể thư giãn hoàn toàn, bởi bạn sẽ update được ngay tình hình nếu có điều gì quan trọng nảy sinh trong email.

Để ủy quyền truy cập vào tài khoản của bạn, hãy làm theo những thao tác sau. Đầu tiên vào Settings chọn Accounts, rồi chọn Add another account link dưới phần Grant access to your account để thêm tài khoản Google Mail của người khác vào (chế độ chỉ riêng họ) . Khi người đó xác nhận yêu cầu truy cập là mọi việc hoàn tất.

Chức năng ủy quyền sẽ không thể điều chỉnh cài đặt tài khoản, thay đổi mật khẩu hoặc sử dụng tính năng trò chuyện từ tài khoản của bạn. Họ chỉ có thể truy cập danh bạ của bạn và đọc/ gửi email thay cho bạn.

8. LOẠI BỎ DANH SÁCH GỬI THƯ KHÔNG LIÊN QUAN

Nếu bạn giống tôi, bạn chỉ cần nhấn nút xóa màu xám các thư trong hộp thư đến của bạn, và hoàn toàn quên rằng Google đã giới thiệu nútUnsubscribe (Hủy đăng ký) để thoát khỏi danh sách gửi thư. Hãy tận dụng nút đó để chặn các email không liên quan để khỏi làm rác hộp thư đến.

Bạn sẽ tìm thấy nút Unsubcribe ngay bên cạnh địa chỉ email của người gửi. Đôi khi nó được ẩn trong dropbox phía sau mũi tên nhỏ chỉ xuống bên cạnh to: info

9. GIẢI QUYẾT SỰ LỘN XỘN VÀ TĂNG TỐC ĐỒNG BỘ HÓA

Bạn chẳng thể nhớ được lần cuối cùng mình truy cập vào mail là khi nào, đúng không?

Nếu bạn không cần phải lướt qua kiểm tra các email cũ hàng ngày, thì bạn sẽ không còn phải lúng túng khi gửi email. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đặt giới hạn số lượng thư được đồng bộ từ Gmail với ứng dụng email của bạn thông qua và Settings > Forwarding và POP / IMAP.

Tìm tuỳ chọn Folder Size Limits trong trình duyệt IMAP và chọn nút radio cạnh Limit IMAP folders để nén nhiều hơn những thư này. Bạn có thể chọn một số bất kì từ 1000 đến 10000 và những thư này (tất nhiên bao gồm cả những thư gần đây nhất) sẽ được đồng bộ hóa với ứng dụng email của bạn.

Nếu thỉnh thoảng bạn cần truy cập vào email cũ, thì bạn có thể thực hiện khá dễ dàng trong giao diện web của Gmail.

Bạn có một loạt các email cũ mà bạn thấy phải tìm kiếm thường xuyên?

Hãy đánh dấu sao cho chúng bằng cách vào Settings chọn Lables, thư mục được gắn dấu sao đều sẽ hiển thị trong IMAP. Bạn cũng có thể tắt đồng bộ hóa các nhãn khác hiếm khi sử dụng từ phần này.

10. TÌM EMAIL DỄ DÀNG HƠN VỚI CÁC MÃ THÔNG MINH

Các nhãn Gmail khiến hộp thư đến được sắp xếp hợp lý hơn khi các danh mục mặc định không giảm đi. Bạn có thể tô màu các nhãn code và đặt tên cho chúng để dễ dàng nhận diện .

Dùng một biêu tương, hoặc một số loại hình khối khác biệt sẽ dễ nhận diện hơn văn bản thông thường.

Dán sao vàng cho email mà bạn thường tìm kiếm, một dấu chấm than màu đỏ để đánh dấu email cần giải quyết ngay, một dấu tick done xanh lá cây để đánh dấu các email bạn đã xử lý – cách tiếp cận này hiệu quả hơn rất nhiều, đúng không?

Đoán xem? Gmail đã tích hợp sẵn tính năng này.

Tất cả những gì bạn phải làm là bật các biểu tượng – được gọi là “Stars” trong Gmail bằng cách vào Settings chọn General

Cuộn xuống phần Stars: section. Bạn sẽ thấy ba cài đặt: 1 sao, 4 sao và tất cả các sao. Mặc định là 1 sao (sao vàng). Gắn sao vàng cho email để dễ dàng truy cập. Nếu bạn chia hộp thư đến của mình thành các danh mục, các thư gắn dấu sao sẽ được đặt vào danh mục Chính, để nó luôn hiển thị thông báo.

Bạn có thể chọn 4 sao hoặc tất cả các sao để kích hoạt nhiều ký hiệu hơn. Bạn thậm chí có thể kéo và thả các ngôi sao giữa mục Sử dụng và Không sử dụng: để bật/tắt chúng.

Mỗi khi bạn nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên cạnh bất kỳ email nào, nó sẽ di chuyển qua tất cả các sao được cài dặt trước đó, giúp bạn dễ dàng chọn dấu sao mà bạn muốn chỉ định cho email cụ thể đó.

HÃY ĐỂ GMAIL LÀM BẠN ẤN TƯỢNG!

Gmail đã tồn tại từ rất lâu rồi, nhưng một số tính năng của Gmail vẫn có khả năng làm chúng ta ngạc nhiên. Bởi vì chúng bị ẩn đi cho đến khi bạn tìm kiếm chúng, giống như những tính năng chưa được sử dụng của Google vậy.

Nếu bạn có bất kì thủ thuật Gmail nào muốn chia sẻ, hãy đưa ra những ý kiến đóng góp ở bên dưới nhé!

Nguồn: saga.vn

Chào mừng trở lại.

Đăng nhập sẽ giúp cá nhân hoá nội dung trang chủ của bạn, theo dõi các chủ đề yêu thích và tương tác với các bài viết bạn yêu thích.


Chào mừng trở lại.

Đăng nhập sẽ giúp cá nhân hoá nội dung trang chủ của bạn, theo dõi các chủ đề yêu thích và tương tác với các bài viết bạn yêu thích.


Chào mừng tham gia.

Đăng nhập sẽ giúp cá nhân hoá nội dung trang chủ của bạn, theo dõi các chủ đề yêu thích và tương tác với các bài viết bạn yêu thích.


Nhấp vào “Đăng ký” để chấp nhận Điều khoản dịch vụ và chính sách bảo mật của Toppick.